Comment une grande organisation multisite a repris le contrôle de son Facility Management grâce à une gouvernance structurée.
Le contexte
Cette organisation suisse de premier plan gère un patrimoine immobilier complexe et critique. Bâtiments tertiaires, sites sensibles, exigences élevées en matière de sécurité, de continuité d’activité, de conformité réglementaire et d’image. Le Facility Management y joue un rôle clé mais, comme souvent dans les grandes structures, il s’est développé par couches successives, au fil des années, des personnes et des urgences.
La problématique
Avant l’intervention de JK-FM Solutions, plusieurs constats ressortaient clairement. Des pratiques FM hétérogènes selon les sites. Une vision globale difficile à consolider en matière de coûts, de risques et de priorités. Des décisions souvent réactives, peu outillées. Un manque de cadre commun entre la direction, les équipes techniques et les prestataires. Une dépendance forte à certaines personnes clés, créant un risque organisationnel invisible. Le FM fonctionnait au quotidien, mais sans gouvernance claire ni langage commun au niveau stratégique.
L’objectif
L’organisation ne cherchait pas un prestataire opérationnel supplémentaire. Les objectifs étaient de structurer une gouvernance FM lisible et robuste, rendre le FM pilotable au niveau direction et comités, sécuriser les décisions liées aux coûts, aux risques et à la continuité d’activité, aligner les pratiques sur un standard reconnu sans lourdeur administrative et installer une base durable pour l’amélioration continue.
L’approche JK-FM Solutions
JK-FM Solutions est intervenu comme chef d’orchestre stratégique avec une posture volontairement non opérationnelle. L’accompagnement a débuté par un diagnostic stratégique FM permettant d’analyser la gouvernance existante, les processus, les rôles, le pilotage et les zones de risque au-delà des aspects purement techniques. Une structuration de la gouvernance FM a ensuite été mise en place par la clarification des rôles et responsabilités, l’instauration d’un cadre de pilotage commun et l’organisation des comités FM et des circuits décisionnels. Un cockpit de pilotage a été déployé avec des indicateurs simples, utiles et exploitables, offrant à la direction une vision consolidée orientée performance, risques et priorités. Enfin, l’ensemble a été aligné de manière pragmatique sur l’ISO 41001, utilisée comme référentiel structurant et non comme contrainte, chaque livrable servant à la fois d’outil de pilotage et de preuve de maturité.
Les résultats
Sans alourdir l’exploitation ni perturber les équipes, l’organisation a repris une maîtrise claire et structurée de son Facility Management. Les angles morts liés aux risques et aux décisions en urgence ont été réduits, les pratiques harmonisées entre les sites et la crédibilité du FM renforcée auprès de la direction. Une base solide a été posée pour une amélioration continue mesurable. Le Facility Management est passé d’un rôle de support diffus à un véritable levier de pilotage stratégique.
Ce qui a fait la différence
L’approche indépendante et orientée décision, la création d’un langage commun entre la technique, la finance et la direction, des livrables lisibles et rapidement exploitables, ainsi qu’une posture de structuration sans substitution ont permis d’apporter clarté, sérénité et capacité de décision sans complexifier l’organisation.
Pourquoi cette étude de cas est représentative
Cette situation est loin d’être isolée. Dans de nombreuses organisations, le Facility Management fonctionne jusqu’au jour où un incident, un audit ou un départ clé révèle l’absence de gouvernance. Structurer le FM permet de rendre visible l’invisible avant qu’il ne devienne un problème.
Conclusion
Si vous gérez un patrimoine immobilier stratégique et que vous ressentez une perte de visibilité, une dépendance excessive aux personnes ou des décisions FM prises dans le flou, un Bilan FM stratégique permet de poser une photo claire et objectivée de la situation. Ensuite, vous arbitrez. Le FM stratégique n’est pas une fonction : c’est un levier de performance.